ERSAN ALIŞVERİŞ HİZMETLERİ VE GIDA SANAYİ TİCARET A.Ş. BİLGİLENDİRME POLİTİKASI

Sermaye Piyasası Kurulu tarafından yayımlanmış bulunan 23.01.2014 tarih II‐15.1 sayılı "Özel Durumlar Tebliği" nin 17.maddesi kapsamında hazırlanan Ersan Alışveriş Hizmetleri ve Gıda Sanayi Ticaret A.Ş.'nin "Bilgilendirme Politikası" 28.04.2022 tarihinde yapılan 2021 yılı Olağan Genel Kurul toplantısında ortakların bilgisine sunulmuştur.

AMAÇ VE KAPSAM

Ersan Alışveriş Hizmetleri ve Gıda Sanayi Ticaret A.Ş. (Şirket) Bilgilendirme Politikasında amaç, tabi olduğu Sermaye Piyasası Kurulu (SPK) ve Borsa İstanbul A.Ş. (BİST) düzenlemelerine uyumlu olarak geçmiş performasını, gelecek beklentilerini, ticari sır mahiyetinde olan ve şirketin rekabet gücünü engelleyen bilgilerin özelliği ve gizliliği dikkate alınmak koşuluyla, pay sahiplerinin, mevcut ve potansiyel yatırımcıların ve diğer menfaat sahiplerinin zamanında, eksiksiz, doğru, anlaşılabilir ve eşit koşullarda erişilebilir bir şekilde bilgilendirilmelerini sağlamak amacıyla şeffaflık ve doğruluğu temel alan aktif, şeffaf ve etkin bir iletişim platformu sağlamaktır. 

YETKİ VE SORUMLULUK

Bilgilendirme Politikası'nın oluşturulması, denetlenmesi ve gerekli güncellemesinin yapılmasından Yönetim Kurulu sorumludur. Yönetim Kurulu tarafından onaylanan Bilgilendirme Politikası Genel Kurul'un bilgisine sunulur, Kamuyu Aydınlatma Platformu'nda (KAP) ve internet sitesinde kamuya açıklanır. Kurumsal Yönetim Komitesi ve Yatırımcı İlişkileri Bölümü Şirket Yönetim Kurulu'na Bilgilendirme Politikası ile ilgili konularda bilgi verir ve önerilerde bulunur. Bilgilendirme Politikası'nda değişiklik olması durumunda Yönetim Kurulu tarafından onaylanan yeni metin Kamuyu Aydınlatma Platformu'nda (KAP) ve internet sitesinde kamuya açıklanır ve Genel Kurul'un bilgisine sunulur. 

BİLGİLENDİRMEDE KULLANILAN ARAÇLAR

Şirket, SPK ve BİST düzenlemeleri ile TTK hükümleri çerçevesinde, kamuyu aydınlatma amacıyla, aşağıdaki yöntem ve araçları kullanır

•  KAP'ta ilan edilen özel durum açıklamaları ve Şirket Genel Bilgi Formu
• KAP'ta ilan edilen finansal tablolar ve faaliyet raporları
• Kurumsal internet sitesi (www.kimmarket.com.tr ),
• Yatırımcılar için hazırlanan bilgilendirme ve tanıtım dokümanları,
•  Yatırımcı toplantıları,
• SPK düzenlemeleri uyarınca hazırlanması gereken izahname, duyuru metni ve diğer dokümanlar
• Yazılı ve görsel medya vasıtasıyla yapılan basın açıklamaları
• Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi ve günlük gazeteler vasıtasıyla yapılan ilanlar ve duyurular

FİNANSAL BİLGİLERİN KAMUYA AÇIKLANMASI

Şirket'in finansal tabloları ve dipnotları SPK düzenlemeleri çerçevesinde Türkiye Muhasebe/Finansal Raporlama Standartları'na uygun olarak hazırlanır. Yıllık finansal tablolar tam kapsamlı şekilde ve altı aylık finansal tablolar ise sınırlı bağımsız denetimden geçirilerek Sermaye Piyasasında Finansal Raporlamaya İlişkin Esaslar Tebliği (II-14.1)'de düzenlenen esas ve usuller doğrultusunda kamuya açıklanır ve internet sitesine ilan edilir. Aynı şekilde üç ile dokuz aylık finansal tablolar da Şirketimizce hazırlanarak anılan tebliğde belirtilen esas ve usullere uygun olarak kamuya açıklanacaktır. Finansal tablolar ve dipnotları kamuya açıklanmadan önce SPK düzenlemeleri çerçevesinde Denetim Komitesi'nin uygun görüşüyle Yönetim Kurulu'nun onayına sunulur. Sorumluluk beyanı imzalandıktan sonra finansal tablolar, dipnotları ve varsa bağımsız denetim raporu ile birlikte ilgili mevzuat hükümlerinde belirlenen süre ve esaslara uygun olarak KAP'ta açıklanır. KAP'ta açıklanan Şirket finansal tablolar ve dipnotlarına geriye dönük olarak Şirket kurumsal internet sitesinin Yatırımcı İlişkileri bölümünde yer verilmektedir.

FAALİYET RAPORU

Faaliyet raporunun içeriği uluslararası standartlara, SPK düzenlemeleri ve SPK kurumsal yönetim ilkelerine uygun olarak hazırlanmaktadır. Faaliyet raporu Yatırımcı İlişkileri Bölümü tarafından hazırlandıktan sonra Yönetim Kurulu'nun onayından geçirilir ve kamuya açıklanır. İnternet sitesinden Türkçe olarak erişilebilen yıllık faaliyet raporunun basılmış kopyaları Şirket Yatırımcı İlişkileri Bölümü'nden temin edilebilir. Ayrıca üçer aylık dönemler itibariyle hazırlanan ara dönem faaliyet raporları KAP aracılığıyla kamuya duyurulmakta, Şirket internet sitesinde Türkçe olarak yatırımcıların bilgisine sunulmaktadır. Faaliyet raporlarında açıklanacak bilgilerden ticari sır niteliğinde olanlara, ticari sır niteliğini korudukları süre boyunca faaliyet raporlarında yer verilmeyebilir; söz konusu bilgiler ticari sır niteliğini kaybettikleri tarihten sonraki ilk faaliyet raporlarında açıklanır.

KAMUYA AÇIKLAMA YAPMAYA YETKİLİ KİŞİLER VE SERMAYE PİYASASI KATILIMCILARI İLE İLETİŞİM

Yazılı ve görsel medyaya ve Reuters, Foreks, Bloomberg vb. veri dağıtım kanallarına yapılacak basın açıklamaları, Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Müdür veya söz konusu kişilerin uygun göreceği diğer yetkililerce yapılabilir. Yatırımcı ilişkileri kapsamında, Şirket'e gelen sorular ve her türlü bilgi talebi Yatırımcı İlişkileri Bölümü'ne yönlendirilir. Bunun haricinde özellikle görevlendirilmedikçe, Şirket çalışanları sermaye piyasası katılımcılarından gelen soruları cevaplama yetkisine sahip değillerdir. Ayrıca Şirket Yatırımcı İlişkileri Bölümü, Şirket ‘in yurtiçi ve yurtdışında mevcut ve potansiyel yatırımcı kişi ve kurumlar ile aracı kurumlar nezdinde tanıtımının yapılması; bu kurumlarda çalışan analistler ve araştırma uzmanlarının bilgi taleplerinin karşılanması konularında Şirket adına iletişimde bulunabilir. Şirket analist raporlarını, ancak talep halinde, kamunun yanlış bilgilendirilmesini önlemek amacıyla, kamuya açık veriler kapsamında kontrol edebilir. Analist raporlarında yer alan Şirket hakkındaki fikir, tahmin ve beklentiler, söz konusu analistlere aittir ve Şirketin veya yönetiminin fikir, tahmin ve beklentilerini yansıtmaz

ORTAKLIK HAKLARININ KULLANIMINA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

SPK düzenlemeleri çerçevesinde ortaklık genel kurul, sermaye artırımı, temettü ödemeleri, birleşme ve bölünme ve şirketle ilgili diğer çeşitli hususlar hakkında izahname, ihraç belgesi, davet ve duyuru metinleri KAP'ta ilan edilerek pay sahiplerinin bilgilendirilmeleri sağlanır. Söz konusu dokümanlar düzenlemede belirtilen Türkiye Ticaret Sicil Gazetesi gibi yerlerin yanısıra Şirket'in internet sitesinde de ilan edilerek yatırımcıların bu dokümanlara erişimi kolaylaştırılır. Şirket Olağan Genel Kurulları her yıl yasal süreler içinde gerçekleştirilir. Genel Kurul'da görülecek bilgiler belgeler ; Gündem, Hazır Bulunanlar Listesi, Faaliyet Raporu, Denetçi Raporu , Bilanço, Gelir Tablosu, Genel Kurul Tutanağı ve varsa Ana Sözleşme Değişiklikleri olarak sıralanabilir.

İNTERNET SİTESİ

Şirket'in www.kimmarket.com.tr adresinde bulunan internet sitesinde Yatırımcı İlişkileri için ayrı bir bölüm yer almakta olup, bölümün hazırlanması ve güncellenmesinden Yatırımcı İlişkileri Bölümü sorumludur. Türkçe olarak hazırlanmış olan Yatırımcı İlişkileri bölümü sürekli güncellenmekte ve pay sahipleri, yatırımcılar, aracı kuruluşların araştırma uzmanları ve diğer menfaat sahiplerinin yararlanabileceği detaylı ve aktif bir iletişim kanalı olarak kullanılmaktadır. Şirketin kurumsal internet sitesinde; ticaret sicil bilgileri, ortaklık ve yönetim yapısı, imtiyazlı paylar hakkında bilgi, değişikliklerin yayımlandığı Türkiye Ticaret Sicili Gazetelerinin tarih ve sayısı ile birlikte ortaklık esas sözleşmesinin son hali, özel durum açıklamaları, yıllık ve ara dönem faaliyet raporları, periyodik finansal tablo ve raporlar, izahnameler ve sirkülerler, genel kurul toplantılarının gündemleri hazır bulunanlar listesi, toplantı tutanakları, vekâleten oy kullanma formu, kar dağıtım politikası, bilgilendirme politikası, kurumsal yönetim ilkeleri uyum raporu, şirket tarafından oluşturulan etik kurallar, sıkça sorulan sorular, iletişim bilgileri ve bilgi almak isteyen yatırımcılar için Yatırımcı İlişkileri iletişim bilgileri yer alır. İnternet Sitesi Kurumsal Yönetim İlkeleri ve benzeri mevzuat hükümleri uyarınca yer alması istenen bilgilere uygun olarak yapılandırılır ve bölümlendirilir. İnternet sitesinin güvenliği ile ilgili her türlü önlem alınır. İnternet sitesi Türkçe olarak Kurumsal Yönetim İlkelerinin öngördüğü içerikte ve şekilde düzenlenir. Özellikle yapılacak genel kurul toplantılarına ilişkin ilana, gündem maddelerine, gündem maddelerine ilişkin bilgilendirme dokümanına, gündem maddeleri ile ilgili diğer bilgi, belge ve raporlara ve genel kurula katılım yöntemleri hakkındaki bilgilere, internet sitesinde dikkat çekecek şekilde yer verilir. İnternet sitesinin geliştirilmesine yönelik çalışmalara sürekli olarak devam edilir

GELECEĞE YÖNELİK DEĞERLENDİRMELERİN AÇIKLANMASINA İLİŞKİN ESASLAR

Geleceğe yönelik değerlendirmeler, geleceğe ilişkin içsel bilgi niteliğindeki plan ve tahminleri içeren veya yatırımcılara ihraççının gelecekteki faaliyetleri ile finansal durumu ve performansı hakkında fikir veren değerlendirmeleri ifade etmektedir. Bunları açıklama mecburi olmayıp Şirket, Bilgilendirme Politikası çerçevesinde, gerek görmesi halinde geleceğe yönelik değerlendirmelerini kamuya açıklayabilir. Geleceğe yönelik değerlendirmeler, yönetim kurulu kararına veya yönetim kurulu tarafından yetki verilmiş kişinin yazılı onayına bağlı olarak açıklanabilir. Geleceğe yönelik değerlendirmeler yılda en fazla dört defa kamuya açıklanır. Geleceğe yönelik olarak kamuya açıklanmış olan değerlendirmelerde önemli bir değişiklik ortaya çıkması durumunda, sayı sınırlamasına tabi olmaksızın açıklama yapılır. Geleceğe yönelik değerlendirmelere ilişkin açıklama, özel durum açıklaması olarak olabileceği gibi, Şirket'in faaliyet raporu veya KAP'ta açıklanması şartıyla yatırımcıların bilgilendirilmesine yönelik sunumlar aracılığıyla da yapılabilir. Geleceğe yönelik değerlendirmelere ilişkin olarak yapılacak açıklamalarda, daha önce kamuya açıklanan hususlar ile gerçekleşmeler arasında önemli ölçüde bir farklılık bulunması halinde, bu farklılıkların nedenlerine yer verilir.

İDARİ SORUMLULUĞU BULUNAN KİŞİLERİN BELİRLENMESİNDE KULLANILAN KRİTERLER

Sermaye Piyasası Mevzuatı çerçevesinde, "İdari Sorumluluğu Bulunan Kişiler", Şirketin Yönetim Kurulu üyelerini, Yönetim Kurulu üyesi olmadığı halde, Şirketin içsel bilgilerine doğrudan ya da dolaylı olarak düzenli bir şekilde erişen ve Şirketin gelecekteki gelişimini ve ticari hedeflerini etkileyen idari kararları verme yetkisi olan kişiler olarak tanımlanmıştır. Bu çerçevede, Şirketimizde Yönetim Kurulu ve İcra Kurulu üyeleri idari sorumluluğu bulunan kişiler ve içsel bilgilerine düzenli erişen ve Şirket'in gelecekteki gelişimini ve ticari hedeflerini etkileyen idari kararları verme yetkisi olan kişiler olarak kabul edilmektedir. 

BASIN YAYIN ORGANLARI VEYA İNTERNET SİTELERİNDE YER ALAN HABER VE SÖYLENTİLER

Şirket hakkında basın yayın organları veya internet sitelerinde yer alan haber ve söylentiler Yatırımcı İlişkileri Yönetimi'nce güncel olarak takip edilir. Şirket hakkında, tasarruf sahiplerinin yatırım kararlarını veya sermaye piyasası araçlarının değerini etkileyebilecek öneme sahip, basın‐yayın organları veya diğer iletişim yollarıyla kamuoyunda çıkan, Şirket'i temsile yetkili kişiler kaynaklı olmayan ve daha önce özel durum açıklaması, izahname, sirküler, Kurulca onaylanan duyuru metinleri, finansal raporlar ve diğer kamuyu aydınlatma dokümanları kamuya duyurulmuş bilgilerden farklı içerikteki haber veya söylentilerin varlığı halinde, bunların doğru veya yeterli olup olmadığı konusunda, Özel Durumlar Tebliği'nin "Haber ve Söylentilerin Doğrulanması" başlıklı 9. maddesi uyarınca ortaklıkça bir açıklama yapılır. Söz konusu haber veya söylentilerin kamuya açıklanması ertelenen bilgilere ilişkin olması durumunda, ertelemeye ilişkin sebeplerin ortadan kalktığı kabul edilir ve Şirket tarafından kamuya açıklama yapılır. Ancak, haber veya söylentilerde yer alan söz konusu bilgi daha önce özel durum açıklaması, izahname, sirküler, Kurulca onaylanan duyuru metinleri, finansal raporlar vasıtasıyla kamuya duyurulmuş bilgilerden oluşuyor ve ek bir bilgi içermiyorsa özel durum açıklaması yapılmaz

İÇSEL BİLGİLERİN KAMUYA AÇIKLANMASININ ERTELENMESİ

Ersan Alışveriş Hizmetleri ve Gıda Sanayi Ticaret A.Ş.'nin meşru çıkarlarının, yasal hak ve menfaatlerinin zarar görmemesi için gerektiği zaman bilgilerin gizliliğinin sağlanması suretiyle Özel Durumlar Tebliği'nin 6. maddesi uyarınca; içsel bilginin kamuya açıklanması ertelenebilir. Açıklamanın ertelenmesi halinde ertelemenin Şirket'in yasal haklarının korunmasına etkisini, yatırımcıların yanıltılması riskini oluşturmadığını ve erteleme süresince bu bilginin gizliliğinin korunması için ne gibi tedbirlerin alındığına ilişkin yönetim kurulu kararı alınır. İçsel bilginin kamuya açıklanmasının ertelenme sebepleri ortadan kalkar kalkmaz, söz konusu içsel bilgi hakkında Kamuyu Aydınlatma Platformu'na derhal açıklama gönderilir. İçsel bilgilerin kullanımıyla ilgili kurallara dikkat edilmesine yönelik olarak "İçsel Bilgiye Erişimi Olanlar Listesi" hazırlanmış ve listede yer alan çalışanlardan, bu bilgileri koruma ve uygunsuz kullanmamalarına yönelik yükümlülüklere vakıf olduklarına ilişkin beyanları alınmış olup, listeye yeni eklenenlerden de beyanlarının alınmasına özen gösterilir. Özel durumların kamuya açıklanmasına kadar, söz konusu bilgilerin gizliliğinin sağlanmasına yönelik olarak; sermaye piyasası katılımcıları/üçüncü kişilerle bire bir veya gruplar halinde yapılan toplantılarda/görüşmelerde kamuya açıklanmış bilgiler dışında bilgi açıklanmaz. Şirket'in kamuya yapmış olduğu açıklamalar ile ilgili olarak sonradan ortaya çıkan değişiklikler ve gelişmeler özel durum açıklamaları ile kamuya duyurulur.

İÇSEL BİLGİNİN KAMUYA AÇIKLANMASINA KADAR GİZLİLİĞİNİN SAĞLANMASINA YÖNELİK TEDBİRLER

Sermaye Piyasası Mevzuatı uyarınca yapılması gereken özel durum açıklamaları, SPK'nın II15.1 Tebliği'nde belirtilen esaslara uygun olarak hazırlanır ve imza yetkisini haiz yöneticiler tarafından elektronik olarak imzalanarak yayımlanmak üzere KAP'a iletilir ve Şirket internet sitesinde de yayımlanır. Şeffaflık ile Şirket çıkarlarının korunması arasındaki dengeyi sağlamada tüm Şirket çalışanlarının içeriden öğrenilen bilgilerin kullanımıyla ilgili kurallara dikkat etmesine önem verilmektedir. İçsel bilgiye sahip Şirket çalışanları ile iletişim içinde olunan diğer taraflar, özel durumun oluşması sürecinde ve özel durumun oluşumundan açıklanmasına kadar geçecek süreçte, bu bilginin gizliliğini korumakla yükümlü oldukları ve olası mevzuat ihlali durumlarının sonuçları hususunda bilgilendirilirler. Genel ilke olarak, Şirket çalışanları ve Şirket nam ve hesabına çalışanlar, içsel bilgi niteliğinde henüz kamuya açıklanmamış bilgileri hiçbir surette üçüncü kişilerle paylaşamazlar. Ancak, bu kişiler tarafından istenmeden içsel bilginin üçüncü kişilere açıklanmış olduğunun belirlenmesi halinde, SPK düzenlemeleri kapsamında, bilginin gizliliğinin sağlanamayacağı sonucuna ulaşılırsa özel durum açıklaması yapılır. Bilginin açıklanmasının ertelenmesi halinde ise erteleme kararı anında erteleme konusu bilgiye sahip olan kişiler, düzenlemelerdeki yükümlülükler ve söz konusu yükümlülüklere aykırılık halinde uygulanacak yaptırımlar hakkında bilgilendirilir. Ayrıca Şirket çalışanları ile Şirket nam ve hesabına çalışanlar dışında erteleme konusu bilgiye sahip olan taraflar ile yapılan sözleşmelere gizlilik konusunda madde ilave edilerek, bu kişilerin erteleme konusu bilginin gizliliği için gerekli tedbirleri almaları hedeflenir.